Warum wir Online-Meetings mit read.ai aufzeichnen — und was mit Ihren Daten passiert

Warum wir aufzeichnen

Wer im Gespräch mitschreibt, hört nur halb zu. Stichwörter auf dem Notizblock fangen nie das ganze Bild ein — und genau da entstehen Missverständnisse, vergessene Anforderungen, fehlende Nachverfolgung.

Mit read.ai läuft die Transkription automatisch im Hintergrund. Wir können uns vollständig auf Sie konzentrieren, Fragen stellen, zuhören. Was besprochen wurde, steht danach vollständig schwarz auf weiß — nicht in unserer handschriftlichen Interpretation, sondern als Originaltext des Gesprächs.

Das kommt zuerst Ihnen zugute: Sie bekommen nach jedem Meeting eine klare Zusammenfassung mit den besprochenen Punkten, offenen Fragen und konkreten nächsten Schritten — automatisch per E-Mail, kurz nach dem Gespräch.

Was read.ai macht

read.ai ist ein KI-Tool für Meeting-Transkriptionen. Es tritt dem Meeting als stiller Teilnehmer bei, transkribiert das gesprochene Wort in Echtzeit und erstellt anschließend automatisch:

• eine vollständige Transkription des Gesprächs
• eine strukturierte Zusammenfassung der besprochenen Themen
• eine Liste der vereinbarten Maßnahmen (Action Items)
• eine E-Mail mit allen drei Punkten, die direkt nach dem Meeting verschickt wird

Diese E-Mail geht an alle Meeting-Teilnehmer — also auch an Sie. Kein Protokoll, das zwei Tage später kommt und die Hälfte fehlt. Kein "Das hatten wir so nicht besprochen." Alles steht drin.

Transparenz — Sie wissen es von Anfang an

Wir kündigen die Aufzeichnung vor jedem Meeting an. Entweder in der Terminbestätigung oder zu Beginn des Gesprächs. read.ai meldet sich außerdem selbst im Meeting als Teilnehmer an — das ist für alle Beteiligten sichtbar.

Eine versteckte Aufzeichnung gibt es bei uns nicht. Ohne Ihre Kenntnis zeichnen wir nichts auf.

Welche Daten entstehen — und wo sie liegen

Bei jedem aufgezeichneten Meeting entstehen folgende Daten:

• Audiodaten des Gesprächs (temporär für die Transkription)
• Das vollständige Transkript als Text
• Die KI-generierte Zusammenfassung und Action Items
• Metadaten: Datum, Uhrzeit, Teilnehmernamen

Diese Daten werden auf den Servern von read.ai verarbeitet und gespeichert. read.ai ist ein US-amerikanischer Anbieter. Die Datenverarbeitung findet in den USA statt, auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

read.ai ist kein Datenbroker — die Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht weiterverkauft und nicht für das Training eigener Modelle verwendet, sofern Sie dem nicht ausdrücklich zugestimmt haben. Die Datenschutzerklärung von read.ai finden Sie unter read.ai/privacy.

Löschung — wann und wie

Wir gehen mit den Transkripten bewusst zurückhaltend um:

1. Auf Anfrage sofort: Sie können jederzeit verlangen, dass das Transkript eines Gesprächs gelöscht wird. Wir löschen es umgehend in unserem read.ai-Account.
2. Automatisch nach 30 Tagen: Kommt aus einem Gespräch kein Vertrag oder keine weitere Zusammenarbeit zustande, löschen wir das Transkript spätestens 30 Tage nach dem Meeting.
3. Bei laufendem Auftrag: Transkripte zu laufenden Projekten behalten wir für die Dauer des Projekts — als verlässliche Gedächtnisstütze für beide Seiten. Nach Projektabschluss und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden sie gelöscht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, der Aufzeichnung zu widersprechen — vor dem Meeting oder auch direkt zu Beginn. Kein Problem, kein Kommentar dazu. Wir führen das Gespräch dann ohne read.ai.

Darüber hinaus stehen Ihnen nach DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft: Sie können fragen, welche Daten wir von Ihnen gespeichert haben.
• Berichtigung: Fehlerhafte Angaben im Transkript können korrigiert werden.
• Löschung: Sie können die Löschung eines oder aller Transkripte verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass wir die Nutzung des Transkripts einschränken.

Für alle diese Anfragen: Kontaktieren Sie uns direkt. Wir reagieren schnell.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der vollständigen und fehlerfreien Dokumentation besprochener Inhalte — zum Schutz beider Seiten. Dieses Interesse überwiegt angesichts der Transparenz, der jederzeitigen Widerspruchsmöglichkeit und der kurzen Löschfristen.

Wenn Sie der Aufzeichnung ausdrücklich zustimmen, verarbeiten wir auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).